Transferencias documentales

Como resultado de sus actividades y gestión administrativa, las instituciones producen documentos que, una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, deben ingresar al Archivo Nacional para su preservación permanente.

Técnicamente este movimiento se define como transferencia documental y corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Este mecanismo permite solucionar la acumulación ilimitada de documentos en una institución y facilita que se mantengan accesibles para consulta, ya sea para la toma de decisiones de la propia administración o para el servicio de las personas que así lo requieran.

De conformidad con lo establecido en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, anualmente deben ingresar al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido ciertos plazos de antigüedad en sus instituciones de origen, tal como se indica a continuación:

Tabla de plazos ingreso de documentación

Para iniciar una transferencia documental, debe comunicarse por teléfono o correo electrónico con la Coordinación de Transferencias Documentales del Archivo Nacional o su Archivo Regional. En ningún caso, puede remitir documentos sin esta diligencia previa.

Los datos de contacto son los siguientes:

  • Coordinación de Transferencias Documentales del Archivo Nacional

Teléfonos: +56-2- 2997 85 84 / +56-2- 2997 85 87 / +56-2- 2997 85 86

Correo electrónico: transferenciasarnad@archivonacional.gob.cl

Dirección: Matucana 151, 4to. Piso, Santiago.

  • Archivo Regional de Tarapacá

Teléfonos: 572211118 / 572211127

Correo electrónico: transferenciasart@archivonacional.gob.cl

Dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique.

  • Archivo Regional de La Araucanía

Teléfonos: 452316500 / 452316501

Correo electrónico: transferenciasara@archivonacional.gob.cl

Dirección: Lautaro 1171, Temuco.

Con el propósito de regular las actividades involucradas en el proceso de transferencia documental y establecer un mecanismo de control que permita verificar su conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, el Archivo Nacional ha elaborado: el Instructivo para la transferencia de documentos en soporte papelal Archivo Nacional de Chile, cuya versión actualizada puede consultar a continuación:

Recursos adicionales

Instructivo para la transferencia de documentos en soporte papel al Archivo Nacional de Chile
Instructivo para la transferencia de documentos en soporte papel al Archivo Nacional de Chile
180.7kb
Anexo 1 Muestra de Deterioro de Expedientes Judiciales 2019
Anexo 1 Muestra de Deterioro de Expedientes Judiciales 2019
2326.7kb
Anexo 2 Normas para la Encuadernación de Documentos 2019
Anexo 2 Normas para la Encuadernación de Documentos 2019
689.1kb
Anexo 3 Ficha de Evaluación de Encuadernación 2019
Anexo 3 Ficha de Evaluación de Encuadernación 2019
1217.5kb
Anexo 4 Ficha de Catastro Administración Pública 2019
Anexo 4 Ficha de Catastro Administración Pública 2019
13.2kb
Anexo 5 Tabla de Evaluación de Estado de Conservación de Encuadernaciones y Documentos 2019
Anexo 5 Tabla de Evaluación de Estado de Conservación de Encuadernaciones y Documentos 2019
1281.3kb
Anexo 6 Registro de Documentos Faltantes 2019
Anexo 6 Registro de Documentos Faltantes 2019
13.8kb
Anexo 7 Ficha de Catastro de Conservadores 2019
Anexo 7 Ficha de Catastro de Conservadores 2019
12.2kb
Anexo 8 Ficha de Catastro de Notarios 2019
Anexo 8 Ficha de Catastro de Notarios 2019
13.3kb
Anexo 9 Norma para Formación de Legajos y Almacenamiento de Expedientes Judiciales 2019
Anexo 9 Norma para Formación de Legajos y Almacenamiento de Expedientes Judiciales 2019
495.7kb
Anexo 10 Ficha de Catastro Archivos Judiciales 2019
Anexo 10 Ficha de Catastro Archivos Judiciales 2019
14.1kb
Anexo 11 Formulario de Transferencias Administración Pública 2019
Anexo 11 Formulario de Transferencias Administración Pública 2019
159kb
Anexo 12 Formulario de Transferencias Notarios y Conservadores 2019
Anexo 12 Formulario de Transferencias Notarios y Conservadores 2019
181.2kb
Anexo 13 Formulario de Transferencias Archivos Judiciales 2019
Anexo 13 Formulario de Transferencias Archivos Judiciales 2019
181.2kb
Anexo 14 Norma de Embalaje de Documentos 2019
Anexo 14 Norma de Embalaje de Documentos 2019
308.3kb
Tabla de plazos ingreso de documentación
Tabla de plazos ingreso de documentación
1022.7kb
Materias: Archivos - Documentos
Palabras clave: Gestión Administrativa - Fondos Documentales - Documentos - Transferencias documentales - Traslado