La administración colonial española en sus tierras América necesitó registrar decisiones, comunicar órdenes y reunir información sobre los territorios bajo su dominio. El Cabildo, la Real Audiencia, la Real Hacienda, la Capitanía General y la Contaduría Mayor producían o recibían documentos de acuerdo con sus funciones. La Guía de fondos del Archivo Nacional Histórico permite conocer estas y otras instituciones a través de los registros que se conservan de sus actividades.
La vida de los documentos continuaba después de su redacción. Un acta permitía consultar una decisión del Cabildo; una escritura, acreditar un acuerdo; una provisión, conocer lo dispuesto por una autoridad. Conservarlos exigía protección y un orden que permitiera encontrarlos. Posteriormente, los papeles permanecían vinculados a las instituciones y oficios que los producían o recibían. Los inventarios y registros de entrega dejaban constancia de qué documentación se conservaba y quién respondía por ella. También existían disposiciones de custodia, como el resguardo en arcas de tres llaves.
La representación del territorio también dio origen a documentos. Durante la Colonia se elaboraron mapas, planos y croquis para identificar poblados, caminos, propiedades, deslindes y otros espacios de interés para la administración.
La documentación relacionada con América quedó depositada en diversos organismos de la monarquía. En 1785, Carlos III creó el Archivo General de Indias, en Sevilla, para reunir fondos dispersos en distintas ciudades españolas. Su sección Gobierno conserva documentación agrupada bajo la denominación Audiencia de Chile, que permite seguir parte de las decisiones y comunicaciones de la administración colonial desde el otro lado del océano.
En esta galería de imágenes pueden conocerse algunos documentos de este período.
