El Archivo Nacional (AN) de Chile, ha dado inicio a un proceso fundamental para fortalecer la institucionalidad archivística regional: la ejecución simultánea de un Censo Guía de Archivos en las regiones de Antofagasta, Coquimbo y Valparaíso. Este hito representa un paso estratégico para la correcta instalación e implementación de los Archivos Regionales, instituciones que tienen por misión “reunir, organizar, preservar, investigar y difundir el conjunto de documentos, independientemente de su edad, forma o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona, familia o institución”, en sus respectivos territorios.

La finalidad del censo guía es recabar la información cuantitativa y cualitativa para proyectar de manera precisa el diseño de la infraestructura, el equipamiento material y la capacidad de los depósitos que albergarán los Archivos Regionales anteriormente mencionados.

El estudio –financiado por la Unidad de Proyectos de Infraestructura del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural (SERPAT) – se centra en cuantificar y actualizar el volumen de los acervos documentales generados por las instituciones públicas afectas al Art. 14 del D.F.L. N°5.200 de 1929, incluyendo instituciones tales como Delegaciones, Gobiernos Regionales, Direcciones Regionales de servicios públicos, Municipalidades, así como también Notarías, Conservadores de Bienes Raíces, Archiveros Judiciales y Tribunales de Justicia.

El levantamiento de los datos se efectuará según los criterios que brindan las normas archivísticas internacionales ISDIAH e ISAD-G, las cuales definen los campos para describir instituciones que custodian fondos de archivos y entidades documentales. Adicionalmente, se han incluido campos para recoger información relacionada con la gestión de riesgos y la producción documental electrónica.

La aplicación del censo guía de archivos fue adjudicada mediante licitación pública al Laboratorio de Patrimonio Documental y Humanidades Digitales de la Pontificia Universidad Católica de Chile, la que ejecutará el trabajo en terreno con equipos especializados en archivos. Este trabajo ha sido coordinado desde el Archivo Nacional a través de la Oficina para el Sistema Nacional de Archivos (OSINAR) con los Archivos Regionales involucrados.

El censo de archivos está compuesto de tres fases: la primera presentación de la metodología de trabajo y coordinaciones con los entes involucrados; la segunda, de ejecución levantamiento de información en terreno; y la última de validación, análisis y procesamiento de la información recogida.

La culminación de este proyecto está prevista para junio de 2026, fecha en la que se espera contar con el diagnóstico definitivo del estado actual de los archivos censados. Esta información será el instrumento con la cual planificar la asignación de recursos –tanto humanos como materiales– requeridos para la correcta y oportuna implementación de los Archivos Regionales.