El Archivo Nacional (AN) y la Secretaria de Gobierno Digital del Ministerio de Hacienda, efectuaron, el martes 6 de enero, una capacitación en línea a más de cien funcionaras y funcionarios públicos para la realización de la “Encuesta sobre producción documental en las Instituciones Públicas en un contexto de Transformación Digital”.

La actividad contó con la presentación de la directora del AN, Patricia Huenuqueo, quien comentó que fueron varios meses de cooperación entre la Unidad de Transferencias y Adquisiciones Documentales del AN y el equipo de la Secretaria de Gobierno Digital para desarrollar esta iniciativa, expresando que: “De alguna manera, este trabajo colaborativo marca la fórmula que debiéramos implementar para abordar de modo más sistémico y completo todos los procesos de gestión documental electrónica y de producción documental en soportes digitales que nos define la normativa de transformación digital que se generado, desde 2019, con la Ley de Transformación Digital. Seis años despues, aún estamos en un proceso de transición fuerte, con algunos lineamientos que todavía están en elaboración”. En este contexto, agregó que las respuestas al cuestionario son claves para la toma de decisiones y la confección de un cronograma realista para abordar este proceso.

Asimismo, intervino Kareen Schramm, coordinadora de Políticas y Estudios de la Secretaria de Gobierno Digital, quien manifestó que: “Creo que hoy asistimos a un hito –tal como señaló Patricia– del trabajo que debemos llevar adelante en estas materias con los órganos de administración del Estado. Este es el año de la implementación de la fase de gestión de expedientes y documentos electrónicos, y el desafío es grande”. Además, la importancia del acceso a la documentación a los usuarios y usuarias, siendo clave para la confianza en el Estado por parte de la ciudadanía.

La invitación de ambas autoridades fue a responder la encuesta, ya que a través de la información recogida se podrá caracterizar las prácticas, los estándares y procesos de gestión y producción documental aplicados por los órganos de la Administración Central en materias de producción de documental y su digitalización, considerando la obligación de transferencia documental hacia el AN.

A partir del sondeo se busca comprender la realidad de la gestión documental en los organismos públicos, reconociendo que la mayoría desarrolla su trabajo en entornos híbridos donde coexisten documentos nativos electrónicos, digitalizados y en soporte papel. Para realizar el levantamiento, el cuestionario consta de seis secciones con 57 preguntas en total, las cuales fueron diseñadas para: a) identificar el estado de la producción documental en las instituciones; b) identificar los desafíos de la gestión documental híbrida; c) comprender el flujo documental de los trámites administrativos, y d) establecer un punto inicial que permita al Archivo Nacional el desarrollo de sistemas de transferencia, preservación y acceso adecuados.

La capacitación fue desarrollada por Constanza Acuña, archivera de la Unidad de Transferencias del AN, y contó además con la participación de Rodrigo Trujillo, coordinador de Programa Cero Papel de Gobierno Digital, y Tania González, asesora jurídica de Gabinete de Dirección del AN.

Las instituciones públicas tienen un plazo de 20 días hábiles – con un plazo inicial hasta el 04 de febrero– para responder a partir del envío de la encuesta vía correo electrónico.