El martes 28 de abril se realizó la jornada de presentación de los resultados de la Encuesta de Producción Documental Electrónica en el marco de la Ley de Transformación Digital. La instancia, encabezada por la directora del Archivo Nacional (AN), Patricia Huenuqueo, contó con la participación de la directora (s) de la Secretaría de Gobierno Digital, Kareen Schramm, la coordinadora de Preservación Digital del Archivo Nacional, Constanza Acuña, y 270 personas de más de 100 instituciones del nivel central, lo que reflejó el alto interés y la transversalidad de estas materias en la Administración del Estado.

La encuesta, aplicada a 116 instituciones, tuvo como objetivo identificar el estado actual de la producción documental electrónica en los órganos del Estado, así como los principales desafíos asociados a la gestión documental. Sus resultados permiten establecer una línea base para el desarrollo de sistemas de transferencia, preservación y acceso a documentos electrónicos y/o digitalizados con valor legal.

"Espero que a partir de esta instancia podamos empezar a entregar algunos lineamientos que nos permitan avanzar con mayor proyección respecto a cómo vamos a preservar desde el Archivo Nacional, en un futuro cercano, aquellos documentos electrónicos que hoy se están produciendo en las distintas instituciones públicas", señaló la directora del AN, Patricia Huenuqueo.

La directora (s) de la Secretaría de Gobierno Digital, Kareen Schramm, agregó que “este levantamiento de información es importante porque nos permite tener una radiografía más clara respecto de dónde están focalizadas las brechas y dónde podemos enfocar nuestros esfuerzos y recursos".

Análisis de resultados

El levantamiento consideró que la producción documental electrónica no depende de una única dimensión, sino de la coexistencia de condiciones normativas, tecnológicas y archivísticas. Para su evaluación, se construyó un ranking de coherencia basado en nueve requisitos que representan condiciones mínimas para una gestión documental electrónica conforme a la normativa vigente y a estándares técnicos internacionales.

Entre los principales resultados, presentados por Geraldine Aracena, archivera de la Unidad de Transferencias y Adquisiciones Documentales del AN, se observa un avance significativo en la adopción de herramientas tecnológicas. Destaca el uso extendido de plataformas del Estado, con un 98,3% de instituciones que utiliza DocDigital, así como un alto nivel de implementación de Firma Electrónica Avanzada, presente en más del 95% de las instituciones. Asimismo, 76 instituciones (65,5%) cuentan con gestores documentales y 19 se encuentran en proceso de elaboración de su política de gestión documental, lo que representa una oportunidad de avance en el corto plazo.

No obstante, el análisis evidencia brechas relevantes en los componentes archivísticos que sustentan la gestión documental electrónica. Un 44,8% de las instituciones se ubica en nivel crítico y un 71,5% no supera niveles bajos de coherencia, lo que da cuenta de una implementación aún fragmentada. En este contexto, el principal desafío no radica únicamente en la digitalización de procesos, sino en la consolidación de condiciones que aseguren la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos en el tiempo, como el uso de metadatos, la conformación de expedientes electrónicos y la organización en series documentales.

Pese a este escenario, se identificaron nueve instituciones con niveles altos de coherencia, que pueden servir como referentes y casos de estudio para el desarrollo de buenas prácticas en el Estado.

A partir de estos resultados, comprendidos como un punto de partida común para el Estado, el Archivo Nacional reafirma su rol articulador en el fortalecimiento de la gestión documental electrónica y la preservación digital, impulsando acciones orientadas a cerrar las brechas detectadas. Entre ellas, destacan el desarrollo y difusión de estándares técnicos, la implementación de programas de formación para funcionarios públicos y el establecimiento de mecanismos de acompañamiento diferenciados según el nivel de avance de cada institución.

Asimismo, se fortalecerá el trabajo conjunto con la Secretaría de Gobierno Digital, con el objetivo de integrar los requisitos archivísticos en la implementación de la Ley de Transformación Digital del Estado, promoviendo una mirada integral que considere no solo la tramitación electrónica, sino también la adecuada gestión y preservación de los documentos desde su origen.

Como parte de sus compromisos para 2026, el Archivo Nacional avanzará en la implementación de un Sistema de Preservación Digital basado en el modelo OAIS, junto con la elaboración de orientaciones para políticas de gestión documental, instrucciones sobre producción y preservación de documentos electrónicos, y guías de metadatos y formatos.