Este 12 de mayo, el Archivo Nacional (AN) publicó en el Diario Oficial de la República de Chile la resolución que aprueba el Procedimiento y la Norma técnica de conservación para la transferencia por ley de documentos en soporte papel al Archivo Nacional y a los Archivos Regionales, documentos elaborados por su Coordinación Técnico Normativa.

El Procedimiento de transferencia de documentos en soporte papel tiene como propósito normalizar el conjunto de tareas que este proceso archivístico involucra y servir de guía a las instituciones que deben cumplir con esta obligación establecida en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley N°5.200 de 1929, las cuales son: gobiernos regionales, municipalidades, intendencias y gobernaciones. notarios, conservadores de bienes raíces, comercio y minas, archiveros judiciales y tribunales-

Técnicamente, la transferencia documental corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado en las normas vigentes. Este mecanismo permite solucionar la acumulación ilimitada de documentos en una institución y facilita que se mantengan accesibles para consulta, ya sea para la toma de decisiones de la propia administración o para el servicio de las personas que así lo requieran.

Entre los contenidos que incluye el procedimiento están: disposiciones generales; normas legales para la transferencia documental; solicitud de transferencia documental; organización y preparación física de los documentos; preparación de los documentos de control; documentación obligatoria para la transferencia documental; traslado y entrega de los documentos; control interno y cierre de la transferencia documental y anexos.

En tanto, la Norma técnica de conservación define los requisitos físicos y materiales que deben cumplir los documentos que ingresan al Archivo Nacional y a los archivos regionales según lo establecido en el Procedimiento para la transferencia de documentos en soporte papel al Archivo Nacional y a los Archivos Regionales.

La Unidad de Conservación –perteneciente a la Coordinación Técnico Normativa del AN– es el área a cargo de mantener actualizada la presente norma, evaluando su aplicación por parte de las instituciones productoras de archivos y prestando el apoyo técnico que permita afianzar el cumplimiento de los estándares definidos en la materia.

La normativa integra los siguientes temas para la preservación documental: autoevaluación del estado de conservación de los documentos; elaboración de la encuadernación; parámetros técnicos de la encuadernación; condiciones del embalaje de documentos; requisitos logísticos del traslado de documentos y anexos.

Finalmente, se precisa que aquellos organismos no contemplados explícitamente en el marco legal actual, que hayan transferido o en el futuro entreguen sus documentos al Archivo Nacional o a los archivos regionales, deben acogerse al Procedimiento de transferencia de documentos en soporte papel.

Más información en la página Transferencia de documentos en papel