Con fecha 28 de julio de 2025, la directora del Archivo Nacional (AN), Patricia Huenuqueo Canales, firmó la Resolución Exenta N°419, en la que se Aprueba el Procedimiento para la Elaboración de Microformas mediante la digitalización de documentos originales en soporte papel.

Este nuevo procedimiento se enmarca en la implementación de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado, que establece que los procedimientos administrativos deben realizarse por medios electrónicos, salvo excepciones legales. En este contexto, el Archivo Nacional asume un rol clave en la generación de normas técnicas que permitan la transición del soporte físico al electrónico, asegurando la autenticidad, fidelidad e integridad de los documentos, y su preservación a largo plazo.

Dicha normativa contiene instrucciones que se establecen para apoyar las tareas involucradas y servir de guía a las instituciones que requieran cumplir con este proceso, tales como órganos de la Administración Pública y los registros públicos del país, otorgando así, valor legal a sus copias digitalizadas.

Hacia la transformación digital

El nuevo procedimiento entrega directrices técnicas y administrativas para la elaboración de microformas como resultado del proceso de digitalización de documentos originales en soporte papel, en el contexto de un procedimiento administrativo. Estas podrán ser utilizadas en tramitaciones electrónicas, siempre que cumplan con los requisitos establecidos, tales como la incorporación de metadatos obligatorios y la certificación mediante ministro de fe.

Dicho documento se complementa con el DFL N°1 de 2020 que define los requisitos técnicos para que una microforma sea considerada copia fiel del original, el Decreto N°23 donde se establecen los medios y procedimientos técnicos y administrativos que se utilizarán en la generación de microformas y el Decreto N°24 que establece los estándares técnicos y administrativos del Archivo Electrónico.

A ellos se sumará, la futura publicación de la Guía Técnica de la Norma Técnica N°10 sobre Documento y Expediente Electrónico, que definirá los metadatos estructurales y descriptivos que aseguren la trazabilidad e interoperabilidad de los procedimientos administrativos, de modo que los documentos digitalizados bajo el Procedimiento de Elaboración de Microformas se integren correctamente en los sistemas de gestión documental de los organismos del Estado.

Acceso

El texto completo de la resolución, el procedimiento y otras normas, pueden descargarse desde nuestra web, en la sección Instituciones Públicas, pestaña Normas Técnicas, o directamente haciendo clic en https://www.archivonacional.gob.cl/instituciones-publicas/normativas