Resguardo de los documentos en la Colonia
Circular, reunir y archivar
Un expediente de la Real Audiencia de Chile permite seguir las actuaciones que generaba la recepción de órdenes provenientes de la monarquía. En 1789 llegaron disposiciones sobre la muerte de Carlos III y el reconocimiento de Carlos IV como sucesor. Los escritos comunicaban el fallecimiento y regulaban las demostraciones de duelo, las honras y los gastos asociados.
En Santiago, el 28 de marzo de ese año, quedó registrado el obedecimiento de las disposiciones. La Audiencia ordenó las actuaciones necesarias para cumplirlas, obtener un testimonio y restituir el original donde correspondiera.
El expediente muestra que la circulación documental no se limitaba al envío de una orden. Su recepción y cumplimiento también debían quedar registrados. Según explica Patricia Huenuqueo, directora del Archivo Nacional, determinadas actuaciones requerían copias autorizadas o traslados para utilizar los escritos en distintos lugares sin desplazar siempre el original.
La vida de estos documentos continuaba después de su redacción. Un acta permitía consultar una decisión del Cabildo; una escritura, acreditar un acuerdo; una provisión, conocer lo dispuesto por una autoridad. Conservarlos exigía protección y un orden que permitiera encontrarlos.
Durante la Colonia no existía un Archivo Nacional que reuniera toda esta documentación. Los papeles permanecían vinculados a las instituciones y oficios que los producían o recibían. Los inventarios y registros de entrega dejaban constancia de qué documentación se conservaba y quién respondía por ella. También existían disposiciones de custodia, como el resguardo en arcas de tres llaves.
La documentación relacionada con América quedó depositada en diversos organismos de la monarquía. En 1785, Carlos III creó el Archivo General de Indias, en Sevilla, para reunir fondos dispersos en distintas ciudades españolas. Entre los incorporados se encontraban documentos del Consejo de Indias y la Casa de la Contratación. Su sección Gobierno conserva documentación agrupada bajo la denominación Audiencia de Chile, que permite seguir parte de las decisiones y comunicaciones de la administración colonial desde el otro lado del océano.
Conservar para consultar
La permanencia de los documentos hasta nuestros días también responde a quienes reconocieron su valor como evidencia y los resguardaron, explica Natalia Ríos. Las encuadernaciones dan cuenta de ese cuidado, muchos volúmenes coloniales se reunieron mediante costuras y cubiertas flexibles, frecuentemente de pergamino. Se utilizaban cueros, papeles, telas e hilos, y algunas de esas técnicas siguen practicándose. El equipo de Conservación del Archivo Nacional procura preservar los materiales y encuadernaciones originales, reforzándolos antes que sustituirlos.
El ambiente es igualmente importante. El papel absorbe y libera humedad y requiere condiciones estables de temperatura y humedad relativa. Según Natalia, algunas manchas en los documentos corresponden a huellas de hongos que permanecen en estado de latencia bajo las condiciones actuales de resguardo. El equipo inspecciona semanalmente los depósitos de Miraflores y Matucana y controla temperatura, humedad relativa y partículas contaminantes como parte de una estrategia de gestión de riesgos.
La conservación tiene también un propósito de consulta. Cuando no existe una reproducción digital o microfilmada que permita entregar la información requerida, explica la conservadora, es necesario facilitar el original. Por eso, conservar implica prepararlo para ese uso.
“Somos parte de una cadena que viene desde hace 400 años y más trabajando en lo mismo”, relata Natalia Ríos.
Volvamos al Libro Becerro. El volumen que hoy se conserva es fruto de una reconstrucción. Tras el incendio de Santiago, fue posible volver a poner por escrito parte de los primeros acuerdos del Cabildo.
No siempre fue posible recuperar lo perdido. En su sitio web el Archivo nacional relata que tras el levantamiento indígena iniciado en 1598, desaparecieron archivos de cabildos y escribanos de varias ciudades del sur. También da cuenta de pérdidas y daños documentales causados por el terremoto de 1647 en Santiago y por el terremoto y la salida de mar de 1751 en Concepción. Lo que hoy podemos consultar es solo una parte de lo que se escribió durante la Colonia.
Las actas, escrituras, expedientes, órdenes y mapas que se conservan dan cuenta de decisiones de las autoridades, acuerdos, conflictos y fragmentos de la vida cotidiana. Cada uno de estos documentos se produjo con un propósito concreto, pero este no contiene toda la historia. Tampoco habla por sí solo. Necesita ser contextualizado, contrastado e interpretado.
A un año de su centenario, el Archivo Nacional continúa la tarea de conservar estos documentos y facilitar su consulta. Volver a ellos permite formular nuevas preguntas sobre las decisiones que se tomaron, las instituciones que las hicieron cumplir y las personas cuyas vidas quedaron registradas por escrito.
