Instituciones públicas

Como resultado de sus actividades y gestión administrativa, las instituciones producen documentos que, una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, de acuerdo con el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley 5.200 de 1929 sobre Instituciones Nacionales Patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, deben ingresar al Archivo Nacional de Chile para su preservación permanente.

Este movimiento se define como transferencia documental y corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado en la normativa vigente.

La transferencia documental comprende cambios de la custodia, la propiedad y/o la responsabilidad de los documentos de archivo, por lo que es una actividad que tiene consecuencias legales, tanto para la institución productora como para el Archivo Nacional de Chile.

En atención a estas disposiciones, se ha elaborado el presente procedimiento, con el propósito de normalizar el conjunto de tareas que este proceso involucra y servir de guía a las instituciones que deben cumplir con esta obligación, cuya versión actualizada puede consultar a continuación:

PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL AL ARCHIVO NACIONAL CHILE

Plazos para la transferencias documentales 2024

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley 5.200 de 1929, anualmente deben ingresar al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido ciertos plazos de antigüedad en sus instituciones de origen, tal como se indica a continuación:

Tabla instituciones, documentos y plazos para la transferencia documental 2024

¿Cómo iniciar una Transferencia Documental?

La Institución debe comunicarse mediante correo electrónico con la Unidad de Transferencias y Adquisiciones Documentales del Archivo Nacional o con su Archivo Regional, si corresponde. En ningún caso, puede remitir documentos sin esta diligencia previa.

Los datos de contacto son los siguientes:

• Unidad de Transferencias y Adquisiciones Documentales del Archivo Nacional

Encargada: Karin Pereira Contardo

Correo electrónico: transferenciasan@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de Tarapacá

Conservador: Ernesto Almonte Escudero

Correo electrónico: ernesto.almonte@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de Antofagasta

Conservadora: Carolina Castañeda Pizarro

Correo electrónico: carolina.castaneda@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de Atacama

Conservadora: Marcela Oviedo Sepúlveda

Correo electrónico: marcela.oviedo@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de Coquimbo

Conservadora: María Eugenia Mena Concha

Correo electrónico: maria.mena@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de Valparaíso

Conservadora: Paulina Bravo Castillo

Correo electrónico: paulina.bravo@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional del Maule

Conservadora: Sylvia Donaire Guillén

Correo electrónico: sylvia.donaire@archivonacional.gob.cl

• Archivo Regional de La Araucanía

Conservadora: Carolina Nahuelhual Rivera

Correo electrónico: transferenciasara@archivonacional.gob.cl